Jak musi wyglądać i co powinna zawierać prawidłowa faktura?

 

Zgodnie z polskim prawem gospodarczym, przedsiębiorca, zanim wystawi fakturę VAT, ma możliwość wystawienia faktury pro forma. Należy jednak pamiętać, że nie jest to dokument księgowy – nie dowodzi realizacji transakcji, a tym samym nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty. Fakturę pro forma traktuje się jako potwierdzenia złożenia kontrahentowi oferty czy przyjęcie zlecenia do realizacji. Jeżeli faktycznie zlecenie zostanie wykonane, do każdej pro formy należy wystawić fakturę VAT.

 

 

 

Wystawianie prawidłowych faktur VAT to podstawowa czynność każdego przedsiębiorcy pracującego na termin płatności. Jest to potwierdzenie dokonania transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest kluczowa dla podatników VAT, ponieważ jest ona podstawą do odliczenia naliczonego podatku VAT.

W jakim okresie należy wystawić fakturę VAT?

Ogólne zasady mówią, że na wystawianie faktur podatnik ma czas do 15. dnia każdego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od tej zasady istnieją wyjątki dotyczące:

• usług budowlanych – fakturę należy wystawić najpóźniej do 30. dnia od dnia wykonania usług.
• działań związanych z drukowaniem m.in. książek. Wystawiamy wtedy fakturę nie później niż do 90. dnia od wykonania usługi.
• dostawy m.in. książek drukowanych – w takiej sytuacji faktura wystawiana jest również nie później niż do 90. dnia od wykonania usługi.
• dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy też stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4. W takiej sytuacji fakturę wystawiamy nie później niż z upływem terminu płatności.

Co więcej, istnieje obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towarów lub usług, jeśli żądanie zostało zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym doręczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano część, lub całość zapłaty.

Co powinna zawierać faktura, czyli obowiązkowe elementy faktury VAT:

 

1. Datę wystawienia – Czyli data, kiedy została wystawiona faktura
2. Kolejny numer - Nadawany w serii określonej przed przedsiębiorcę. Każda z faktur musi mieć swój numer, który w łatwy sposób pozwoli zidentyfikować fakturę i jej kolejność w serii
3. Nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz adresy - Określa strony kupującego i sprzedającego. Jest to oczywisty i jednocześnie bardzo ważny element, ponieważ jest to podstawa do identyfikacji każdej ze stron w przypadku np. sporu
4. NIP – Należy pamiętać o podaniu Numeru Indentyfikacyjnego Podatnika. Należy określić również numer NIP nabywcy. W przypadku osób fizycznych może być to PESEL
5. Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usługi - Może to również być data otrzymania zapłaty, gdyż często zdarza się tak, że faktura jest wystawiana przed pełnym dokonaniem usług / dostarczeniem towarów. Wtedy należy zawrzeć obie daty – wystawienia faktury oraz dostarczenia towarów / usług
6. Nazwa towaru lub usługi - Na prawidłowej fakturze należy ściśle określić co jest przedmiotem transakcji
7. Liczba / zakres towarów / usług - Należy podać liczbę (miarę) sprzedawanych towarów lub zakres usług. Przedstawiony np. w czasie lub konkretny produkt, np. wykonanie strony internetowej
8. Cena jednostkowa towaru lub usługi (netto)- Określamy cenę towaru lub usługi (za 1 sztukę), bez doliczonego podatku VAT. Tutaj również należy określić ew. rabaty, jeśli występują.
9. Wartość towarów lub usług – Całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług po ich zsumowaniu.
10. Stawka podatku – Określamy stawkę podatku, na którym operujemy, aby doliczyć należny podatek. Jeśli operujemy na kilku stawkach, każdy towar lub usługa powinny mieć wykaz stawek podatku, jaki będzie naliczany.
11. Kwota podatku - Naliczana od sumy wartości sprzedaży netto, uwzględniając poszczególne stawki podatku.
12. Kwota należności ogółem - Suma kwoty netto oraz naliczonych podatków.

Elementy, które zostały wymienione są obowiązkowymi elementami, które muszą znajdować się na każdej fakturze. Są również inne elementy, które, należy uwzględnić na prawidłowej fakturze w określonych przypadkach. Wszelkie przypadki są uwzględnione w ustawie o podatku od towarów i usług.

Dodatkowe elementy faktury VAT

Faktury VAT zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinny zawierać również takie informacje jak:

• samofakturowanie – w przypadku, gdy nabywca towaru lub usług w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę.

• metoda kasowa – w sytuacji dostarczenia towarów lub wykonania usług, w odniesieniu do których obowiązek zapłaty powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty.

• odwrotne obciążenie – w sytuacji, gdy dostawy towarów lub wykonania usług, dla których obowiązkiem do rozliczenia podatku VAT, lub podatku o podobnym charakterze obarczony jest nabywca towarów lub usług.

• procedura marży dla biur podróży – w przypadku wykonywania usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Faktura uproszczona – w jakich sytuacjach podatnik może ją wystawić?

W Polsce istnieje kilka rodzajów faktur, jednym z nich jest faktura uproszczona. Dokument ten można wystawić w sytuacji, gdy kwota na nim zawarta nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro brutto. Ten rodzaj faktury może wystawić każdy podatnik VAT, zarówno czynny, jak i bierny. Faktura uproszczona jest prawem podatnika. Jeśli kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro to podatnik decyduje, czy wystawi fakturę uproszczoną, czy tradycyjną.

Elementy faktury uproszczonej

Obowiązkowe elementy, bez których dokument nie zostanie zatwierdzony to:

• data sporządzenia faktury oraz data sprzedaży.
• numer faktury.
• dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym także numery NIP.
• nazwa towaru lub usługi.
• kwota ewentualnego rabatu.
• kwota należności ogółem.

Bardzo ważne, by na fakturze uproszczonej zostały zamieszczone dane, dzięki którym będzie można określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek. Mowa tutaj np. o kwocie netto i brutto produktu lub usługi.

Faktura imienna

W sytuacji, gdy mówimy o sprzedaży towarów lub usług na rzecz firm, wystawianie faktur jest obowiązkowe. Inaczej jest w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Na prośbę klienta można wystawić fakturę imienną. W tego typu dokumencie nie będzie wszystkich wymaganych danych dla standardowych faktur. Nie zostanie na nim umieszczony numer identyfikacji podatkowej nabywcy.

Faktura korygująca i jej elementy

Czasami dochodzi do sytuacji, w których po wystawieniu faktury udzielono rabatu, obniżki cen, dokonano zwrotu części lub całości towaru, podwyższono cenę albo doszło do jakiejkolwiek pomyłki w innej części dokumentu. W takiej sytuacji podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• wyrazy „faktura korygująca” lub „korekta”.
• Datę wystawienia lub kolejny numer.
• Nazwę produktu lub usługi, których dotyczy korekta.
• Przyczynę korekty.
• Dane obowiązkowe dla zwykłej faktury VAT (np. dane nabywcy i sprzedawcy, numery NIP)

Podpis na fakturze VAT – zasady

Zgodnie z zasadami wprowadzonymi na podstawie dyrektyw Unii Europejskiej faktura uznana za dokument księgowy nie musi mieć podpisu. Oznacza to, że niepodpisana faktura VAT w żaden sposób nie powoduje nieważności dokumentu. Rozwiązanie to znacznie ułatwia proces wystawiania oraz odbierania faktur przez przedsiębiorców, którzy mogą swobodnie przesyłać dokumenty drogą elektroniczną, bez konieczności ich drukowania i podpisywania.

Istnieją wyjątki do tej zasady, dotyczące:

• faktury na rzecz rolników ryczałtowych.
• faktury korygujące (na minus).
• noty korygujące.

Faktury VAT w formie elektronicznej

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wystawienie faktury elektronicznej. Aby e-faktura była zgodna z przepisami, muszą zostać spełnione określone w ustawie warunki. Przede wszystkim dokument tego typu musi zachować swoją autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Format przesyłanej e-faktury może być dowolny.

Autentyczność faktury dotyczy pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usług albo wystawcy. Integralność treści należy rozumieć jako brak możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian w elementach faktury.

Wystawiając wiele faktur każdego miesiąca, nie trudno jest o pomyłkę. Aby uniknąć błędów na fakturach, warto przy ich wystawianiu sprawdzać dane nabywcy w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego.