Jak sprawdzić status podatnika VAT?

Aby uniknąć nieprawidłowości transakcji VAT należy sprawdzać, czy transakcje, które przedsiębiorcy zawierają z kontrahentami, są rzetelne. Jak to zrobić?

Status podatnika VAT – co warto wiedzieć?

Jedną z głównych zasad opodatkowania podatkiem VAT jest zachowanie neutralności. Każdy podatnik ma prawo do obniżenia o podatek naliczony (zapłacony przy zakupie towaru lub usługi) podatku należnego. Powoduje to, że podatek VAT jest pobierany nie w całości, a w wysokości proporcjonalnej do różnicy w koszcie usługi lub towaru.

Prawo to przysługuje jednak tylko czynnym podatnikom VAT. Jeżeli podatnik nie składa deklaracji czy też nie wykazuje obrotów, może zostać wykreślony z rejestru VAT. Nie informuje również o odebraniu tego statusu, dlatego warto sprawdzać go samodzielnie. Jest to ważnie nie tylko w przypadku własnej firmy, ale także kontrahentów. Informacja ta potrzebna jest m.in. w momencie, gdy podmiot gospodarczy bierze udział w przetargach.

Status czynnego podatnika VAT – kto go posiada?

Czynnym podatnikiem VAT jest przedsiębiorca zarejestrowany do VAT, który wykonuje podlegające opodatkowaniu czynności, takie jak:

• eksport towarów,
• import towarów,
• odpłatna dostawa towarów oraz wykonywanie usług na terytorium całego kraju,
• dostawa towarów wewnątrzwspólnotowa,
• nabycie towarów wewnątrzwspólnotowe za otrzymaniem wynagrodzenia na terytorium kraju.

Status podatnika VAT – dlaczego warto go sprawdzać?

Wśród podstawowych czynności, które należy przeprowadzić, jest sprawdzenie czy partner biznesowy jest podmiotem gospodarczym, zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT. Warto więc skontrolować, czy kontrahent znajduje się w rejestrach CEIDG, KRS, REGON oraz na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów bądź w urzędzie skarbowym – czy posiada status podatnika VAT.

Nie jest to jednak wystarczające. Często zdarza się, że przedsiębiorca o niewielkim kapitale zakładowym daje możliwość zakupu produktów w niskich cenach. Wymaga to weryfikacji, np. pod względem kwestii rękojmi prowadzenia działalności w sposób rzetelny. Metoda weryfikacji musi być adekwatna do konkretnego podmiotu lub danej transakcji.

Od 1. stycznia 2017 r. nieprawidłowe wybranie kontrahenta oraz wynikające z tego uwzględnianie transakcji, które nie mają uprawnienia do odliczenia lub zwrotu w rozliczeniach może skutkować wykreśleniem z rejestru podatników VAT, a także sankcją w VAT (30 lub nawet 100%). Jeżeli wystawiane faktury okażą się fikcyjne – należy liczyć się z odpowiedzialnością karną – również pozbawieniem wolności do lat 25.

Status podatnika VAT – Portal Podatkowy

Podstawową metodą weryfikacji kontrahenta jest skorzystanie z Portalu Podatkowego. Dla każdego użytkownika dostępna jest wyszukiwarka, w której należy wprowadzić NIP sprawdzanej firmy. Na ekranie wyświetli się komunikat, który powiadomi o tym, czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, jako podatnik VAT zwolniony lub też nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT.

Status podatnika VAT – kontakt z urzędem

Mimo, że skorzystanie z pomocy Portalu Podatkowego jest niezwykle wygodne i szybkie, jest niestety niewystarczającą metodą weryfikacji. Jeżeli przedsiębiorca poszukuje informacji bardziej konkretnych, np. czy partner biznesowy był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w konkretnym okresie rozliczeniowym należy poprosić o przedstawienie danych urząd skarbowy. W tym celu konieczne jest złożenie wniosku o zaświadczenie o statusie podatnika VAT. We wniosku tym powinny znaleźć się:

• dane podmiotu, który zwraca się z prośbą o zaświadczenie, czyli nazwa, adres oraz NIP
• dane podmiotu, o którym informacje chce uzyskać przedsiębiorca, czyli nazwa, adres, oraz NIP
• informację, która dotyczy rodzaju potwierdzenia, o który występuje przedsiębiorca. W tym przypadku jest to status czynnego podatnika VAT.

Metodyka należytej staranności w VAT

Aby zwiększyć bezpieczeństwo właścicieli firm, opracowany został kodeks dobrych praktyk VAT. Ma on za zadanie wesprzeć przedsiębiorców, którym w teorii można byłoby zarzucić niedochowanie staranności w doborze kontrahentów. Na stronie Ministerstwa Finansów dostępne są komunikaty z informacją co należy zrobić, aby uchronić się przed nieprawidłowymi kontaktami biznesowymi.

Wśród nich znajdują się metodyki dochowania należytej staranności w VAT, czynniki formalne i materialne, które wymagają weryfikacji, a także wskazówki dotyczące metodyki weryfikacji. Są to m.in. różnice w sprawdzaniu stałych oraz nowych kontrahentów. Metodyka ta jest stale aktualizowana. Można więc uznać ją jako podstawę do kreowania procedur wewnętrznych, które mają na celu dochowanie należytej staranności w VAT. Ponadto procedury te mają uwzględniać charakterystykę zarówno przedsiębiorcy, jak i jego branży.

Chcesz dowiedzieć się nieco więcej o praktykach, niezbędnych przy prowadzeniu działalności gospodarczej? Sprawdź nasze pozostałe artykuły – bazę wiedzy, która być może da Ci odpowiedź na Twoje pytania. Jeśli jednak potrzebujesz konkretnej porady – zgłoś się do nas!