VAT należny a naliczony – jakie są różnice?

Każdy podatnik VAT, określany jako czynny, ma obowiązek płacenia podatku należnego, związanego z uzyskiwanymi przychodami, do urzędu skarbowego. Z podatkiem należnym powiązany jest podatek naliczony, który wpływa na zmniejszenie podatku należnego. Obydwa pojęcia bywają stosowane zamiennie, jednak oznaczają co innego. Poprawne ich zastosowanie może wpłynąć na poprawę sytuacji finansowej w przedsiębiorstwie. Czym więc różni się podatek należny od naliczonego?

Czym jest podatek należny?

Podatek VAT należny związany jest ze sprzedażą towarów lub usług i kierowany jest do Skarbu Państwa. Jego wysokość zależna jest od ceny netto, a także stawki podatku VAT. Wylicza się go stosując wzór:

podatek VAT = cena netto x stawka podatku VAT

Obowiązek podatkowy wchodzi w życie w momencie, w którym następuje dostawa towarów bądź wykonania usługi. Jeżeli usługodawca otrzymał przed dostawą zaliczkę, związaną z całym zamówienia bądź częścią, obowiązek podatkowy rozpoczyna się wówczas, gdy otrzymano te środki.

Czym jest podatek naliczony?

W prawie polskim istnieje zapis o możliwości zmniejszenia podatku należnego o podatek naliczony. Ten drugi stanowi kwotę, którą płaci właściciel przedsiębiorstwa z tytułu zakupionych towarów oraz usług, niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Podatek naliczony to m.in.:

• wysokość podatku płaconego przez przedsiębiorcę w związku z zakupem towarów lub usług, związanych z prowadzeniem działalności,
• suma podatku zawarta w dokumencie celnym, deklaracja importowa,
• zwrot podatku w postaci zryczałtowanej, związany z kupnem produktów rolnych z opodatkowaną dostawą,
• podatek należny, związany z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów, dostawy towarów, w której przypadku to nabywca jest podatkiem, a także świadczenia usług, w których przypadku podatnikiem jest usługobiorca. Wówczas naliczony podatek należny może znaleźć się w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży.

Jeżeli podatek naliczony jest większy od należnego, podatnik ma możliwość przeniesienia nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy. Zwrot na konto powinien nastąpić wówczas, gdy przedsiębiorstwo nie wykazuje sprzedaży w danym okresie.

Prawo do odliczenia podatku VAT – komu przysługuje?

Z możliwości odliczenia podatku VAT nie mogą skorzystać wszyscy przedsiębiorcy. Przysługuje ona jedynie czynnym podatnikom VAT. Opcja ta nie jest dostępna dla podmiotów, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz tych zwolnionych z podatku VAT.

Przepis ten nie dotyczy również każdej transakcji. W związku z tym koszty niezwiązane z prowadzeniem działalności nie stanowią podstawy do odliczenia podatku. Zaliczają się do tego również czynności nieuprawniające do zmniejszenia podatku należnego, czyli m.in. skorzystanie z usług gastronomicznych. Odliczyć od podatku nie można również darowizny, kupna paliwa do pojazdów osobowych, towarów i usług, których kupno udokumentowane jest dokumentem otrzymanym przed datą utraty zwolnienia.

Podatek należny a naliczony – kiedy można go odliczyć?

Odliczenie podatku wiąże się z czasem otrzymania faktury. Termin ten obowiązuje przez jeden z trzech następujących po sobie okresów rozliczeniowych (jeżeli rozliczenia VAT są miesięczne) bądź dwóch następujących po sobie okresów rozliczeniowych (jeżeli rozliczenia VAT są kwartalne). Jeżeli koszty zostały ujęte w dacie ich poniesienia podatek VAT może być naliczony po zapłaceniu faktur kosztowych. Z kolei, jeżeli faktura zapłacona została jedynie częściowo – prawo do odliczenia VAT obowiązuje tylko od opłaconej części.

Należy pamiętać o zachowaniu określonych terminów. Jeśli zostaną one przekroczone – możliwość odliczenia podatku w okresie bieżącym nie będzie obowiązywała. Ponadto transakcje zaksięgowane będą w kwocie podanej w netto, w księdze przychodów i rozchodów. Można jednak zaksięgować faktury w miesiącu, kiedy odliczenie podatku VAT było zasadne oraz wykonać korektę pliku JPK_V7.

Podatnik, który rozlicza się na zasadach ryczałtu, ma możliwość zadziałać na zasadach podobnych, jak przedsiębiorca rozliczający się na ogólnych zasadach. Polega to na zaksięgowaniu faktury w miesiącu, kiedy odliczenie podatku VAT obowiązywało oraz wykonać korektę pliku JPK_V7. Może również nie księgować konkretnej transakcji w ogóle.

Możliwość pomniejszenia podatku należnego o wysokość podatku naliczonego zasadne jest w rozliczeniu za okres, w którym (w związku z nabytymi lub zaimportowanymi produktów i usług) powstał obowiązek podatkowy. Nie może to jednak nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za czas, kiedy przedsiębiorca otrzymał fakturę. Musi on więc kontrolować dwie daty, zarówno otrzymania produktu bądź wykonania usługi, jak również daty otrzymania faktury.

Jesteś zainteresowany innymi tematami, istotnymi z punktu widzenia przedsiębiorcy, prowadzącego własną działalność gospodarczą? Zapoznaj się z pozostałymi wpisami blogowymi, które dla Ciebie przygotowaliśmy. Jeżeli potrzebujesz profesjonalnej pomocy ze strony specjalistów, zaznajomionych z tematem finansowania przedsiębiorstw – skontaktuj się z nami – wspólnie znajdziemy dla Ciebie najlepsze rozwiązanie.