Zasady wystawiania faktury korygującej

Czym jest faktura korygująca?

Faktura korygująca jest dokumentem, wystawianym w celu udostępnienia poprawnych kwot oraz innych danych, które są w stanie poświadczyć o prawdziwości dokumentu. Jest to korekta pierwotnej faktury, odzwierciedlająca faktyczny przebieg wydarzenia gospodarczego. Wystawiana jest w celu określenia faktycznej wielkości sprzedaży w okresie rozliczeniowym.

Podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą wówczas, gdy mają miejsce zdarzenia, które mają wpływ na informacje zawarte w pierwotnie wystawionej fakturze lub kiedy zawiera ona błędy – pomyłki w stawce, cenie, kwocie podatku lub innego punktu na fakturze.

W momencie, gdy faktura korygująca znajdzie się w rękach nabywcy i zostanie to potwierdzone – wystawca ma możliwość zmodyfikować podatek należny w związku ze skorygowaną fakturą. Sprzedawca ma więc możliwość obniżyć podstawę opodatkowania, a także podatek należny w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym nabywca potwierdzi odbiór faktury.

Faktura korygująca – co powinno się w niej znaleźć?

Kiedy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą? Informacja ta zawarta jest w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Korekta jest konieczna wtedy, gdy po wystawieniu faktury:

• przyznany został rabat związany z dokonaniem wcześniejszej zapłaty, art. 29a ust. 7 pkt 1 ustawy,
• przyznana została posprzedażowa obniżka cen, art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy,
• wykonany został zwrot towarów i opakowań podatnikowi,
• wykonany został zwrot części lub całości zapłaty nabywcy, w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy,
• cena uległa podwyższeniu bądź uznano pomyłkę w cenie, kwocie podatku, stawce lub innym punkcie faktury.

Co dokładnie powinna zawierać faktura korygująca? Dane te są określone w art. 106j ust. 2 ustawy:

• tytuł „Korekta” lub „Faktura korygująca”,
• data wystawienia faktury korygującej,
• dane z fakturze, dla której stworzona została faktura korygująca:
• data wystawienia,
• numer faktury,
• nazwę, imiona oraz nazwiska, a także adresy sprzedawcy i nabywcy,
• numer NIP lub inny, służący do identyfikacji podatkowej,
• numer identyfikacji podatkowej lub podatku od wartości dodanej, pod którym odbiorca otrzymał usługi lub towar,
• datę wykonania/zakończenia dostawy towarów lub usług bądź datę otrzymania zapłaty, jeśli jest ona określona i nie jest jednocześnie datą wystawienia faktury,
• nazwa usługi/towaru, objętego korektą,
• przyczyna wykonania korekty,
• jeśli korekta powoduje zmianę podstawy opodatkowania bądź wysokości podatku należnego – należy podać kwotę korekty podstawy opodatkowania/kwotę korekty podatku należnego, z uwzględnieniem stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej,
• jeśli korekta nie powoduje zmiany podstawy opodatkowania – należy podać treść korygowanych pozycji.

W momencie, gdy przedsiębiorca udziela obniżki ceny dostaw usług lub towarów dostarczonych do jednego odbiorcy w określonym czasie, w fakturze korygującej powinno się znaleźć:

• wyszczególnienie okresu, w którym nadana została obniżka,
• nie musi zawierać danych w postaci NIP-u nabywcy, daty sprzedaży i nazwy towaru bądź usługi objętych korektą.

Faktura korygująca – potwierdzenie odbioru

Nabywca towarów/usług może otrzymać fakturę korygującą w formie dowolnej, np. jako potwierdzenie zwrotne odbioru wysłanej pocztą przesyłki (listem poleconym), która zawiera dokument, pisemne potwierdzenie jego otrzymania lub kopia podpisanej faktury.

Czy faktura korygująca musi być podpisana?

Faktura korygująca (podobnie jak i zwykła) nie musi być podpisana. W tym przypadku jest to opcja dowolna, podatnik ma możliwość złożyć podpis, ale nie jest to konieczne. Potwierdzenie jej odbioru naturalnie jest wymagane, istnieją jednak inne sposoby pokwitowania – podpis jest tylko jednym z nich.

Jak rozliczać fakturę korygującą?

W momencie, gdy wydarzy się jakaś sytuacja gospodarcza, która zostanie ujęta w fakturze korygującej i jednocześnie zmieni się również wysokość podatku VAT – należy zawrzeć to w deklaracji, w której każdy podatnik rozlicza VAT za określony czas. Jeżeli podstawa opodatkowania podatkiem VAT zostaje obniżona, w bieżącej deklaracji podatkowej za odpowiedni okres rozliczeniowy należy uwzględnić korektę, w momencie, gdy:

• wystawca otrzyma fakturę korygującą,
• nabywca potwierdzi odbiór towarów lub usług, zanim złoży deklarację VAT.

W przypadku, gdy podatnik otrzyma od nabywcy towarów bądź usług potwierdzenie odbioru faktury korygującej po złożeniu deklaracji VAT – ową korektę VAT uwzględnić należy w deklaracji rozliczeniowej za okres, w którym uzyskał potwierdzenie. Jeśli natomiast faktura korygująca wpłynie na wzrost podstawy opodatkowania podatkiem VAT oraz zwiększy go – ujęcie nowej wartości VAT w deklaracji musi zostać wykonane bez względu na to, czy nastąpiło potwierdzenie otrzymania faktury.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Fakturę korygującą należy wystawić w sytuacjach, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury wystąpią zdarzenia wpływające na zawarte w niej informacje, takie jak przyznanie rabatu, zwrot towarów, zmiana ceny lub pomyłki w danych faktury. Korekta jest konieczna, aby dostosować dokument do faktycznego stanu rzeczy i prawidłowo odzwierciedlić przebieg wydarzenia gospodarczego.

Jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca powinna zawierać tytuł „Korekta” lub „Faktura korygująca”, datę wystawienia, dane związane z pierwotną fakturą (takie jak data wystawienia, numer faktury, nazwy i adresy stron), przyczynę korekty, a także informacje o zmianie podstawy opodatkowania lub podatku należnego, jeśli takie zmiany zachodzą. W przypadku obniżek cen za usługi lub towary w określonym czasie, faktura korygująca powinna zawierać informacje określające ten okres.

Czy faktura korygująca musi być podpisana i jak jest rozliczana?

Faktura korygująca nie wymaga podpisu, jednak jej odbiór musi być potwierdzony przez nabywcę. Może to być dokonane na różne sposoby, na przykład przez potwierdzenie zwrotne odbioru przesyłki zawierającej dokument. Co do rozliczania, w przypadku zmiany wysokości podatku VAT wynikającej z faktury korygującej, korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym wystawca otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej od nabywcy. W przypadku zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku VAT, korekta powinna być uwzględniona niezależnie od otrzymania potwierdzenia odbioru.