Co to jest KSeF, Krajowy System e-Faktur?

Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur – objaśnienie

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur w formie ustrukturyzowanej, czyli e-faktur. Obecnie faktury te funkcjonują obok faktur papierowych i elektronicznych jako jedna z akceptowanych form dokumentowania transakcji. Podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 r. Jeszcze w zeszłym roku, rząd zapewniał wprowadzenie tego systemu jako obowiązkowego od 1 lipca 2024, lecz finalnie ten plan został odłożony na rok 2026.

Głównym celem powstania systemu KSeF jest ustandaryzowanie polskiego systemu podatkowego oraz zmniejszenie tzw. luki w podatku VAT. Tą decyzją Ministerstwo Finansów przypieczętowało stworzenie scentralizowanego procesu elektronicznej rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. W praktyce, dokumenty wystawiane przez podatników i ich systemy księgowe będą połączone z platformą KSeF. Rozwiązanie to umożliwia zarówno przesyłanie faktur sprzedaży za pomocą KSeF, jak i odbieranie dokumentów przez systemy księgowe po ich przejściu przez platformę e-Faktur.

Kto może korzystać z KSeF?

KSeF dostępny jest dla:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT.
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.
• podatników identyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Jak wystawiać elektroniczne faktury w Krajowym Systemie e-Faktur?

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z dedykowanej, bezpłatnej platformy, która udostępniona została przez Ministerstwo Finansów. Narzędzia MF dostępne są w wersji produkcyjnej oraz w celach próbnych w wersji testowej, oraz przedprodukcyjnej. Oprócz wystawiania, odbierania i przeglądania e-Faktur, aplikacja ta pozwala także na sprawdzenie statusu przetworzenia e-Faktury oraz pobranie UPO KSeF. Faktury ustrukturyzowane mogą być również wystawianie przy użyciu narzędzi komercyjnych.

W pytaniach do Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF znalazło się jedno, poruszające aspekt daty wystawienia oraz wytworzenia dokumentu w systemie. Z objaśnienia Ministerstwa wynika, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym a data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą się różnić.

Jak podatnik może skorygować fakturę w KSeF?

Faktura korygująca jest dokumentem, który służy do korekty błędów lub zmian na oryginalnej fakturze. Może dotyczyć różnych aspektów, takich jak ilość towarów, cena jednostkowa, stawka podatku VAT, a także innych elementów zawartych na oryginalnej fakturze.

Podobnie jak w przypadku tradycyjnej faktury korygującej, faktura korygująca w KSeF musi zawierać wszystkie informacje wymagane przez przepisy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, datę wystawienia, informacje o towarach lub usługach oraz informacje o zmianach wprowadzonych w stosunku do oryginalnej faktury.

KSeF – zalety

Wprowadzone przez Ministerstwo Finansów rozwiązanie przynosi szereg korzyści, umożliwiając podatnikom bardziej efektywne zarządzanie płynnością finansową. E-faktury w KSeF są trwale zapisywane i dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. Dzięki cyfryzacji eliminuje się potrzebę tworzenia i przechowywania papierowych kopii faktur. To z kolei przekłada się na oszczędność czasu i zasobów związanych z zarządzaniem dokumentacją.

Krajowy System e-Faktur pozwala na korygowanie faktur w prostszy i bardziej efektywny sposób. Zastosowanie automatycznych mechanizmów zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia rozliczenia podatkowe. Przede wszystkim, platforma umożliwia dostęp do informacji o tym, że faktura została wystawiona przez uprawniony do tego podmiot. Dzięki temu, dla nabywców jest to dowód na legalność transakcji. Wystawcy zyskują z kolei pewność, że faktura zostanie odebrana przez adresata.

Krajowy System e-Faktur przynosi także wiele korzyści instytucjom finansowym – placówki te zyskają dostęp do wszystkich wierzytelności zgłoszonych do KSeF. Każda faktura będzie oznaczona unikalnym numerem, co zwiększy zarówno bezpieczeństwo podejmowanych transakcji, jak i szybkość ich obsługi.

Chcesz być na bieżąco z informacjami ze świata finansów? Obserwuj naszą bazę wiedzy, gdzie regularnie publikujemy nowinki dotyczące zmian w zakresie finansowania przedsiębiorstw.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są główne zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Główne zalety korzystania z KSeF obejmują ustandaryzowanie procesu wystawiania i odbierania faktur, poprawę płynności finansowej, oszczędność czasu i zasobów poprzez eliminację papierowych kopii, uproszczenie korygowania faktur oraz zwiększenie bezpieczeństwa transakcji dzięki unikalnemu numerowaniu każdej faktury. Dodatkowo, system ten umożliwia instytucjom finansowym szybszy dostęp do informacji o wierzytelnościach.

Kto może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur i jakie są wymogi?

Z KSeF mogą korzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, a także podatnicy identyfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP. Aby wystawiać faktury w KSeF, przedsiębiorcy mogą skorzystać z bezpłatnej platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub narzędzi komercyjnych.

Jakie są kroki do wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur?

Aby wystawić fakturę w KSeF, przedsiębiorcy mogą skorzystać z dedykowanej aplikacji Ministerstwa Finansów dostępnej w wersji produkcyjnej, testowej i przedprodukcyjnej. Oprócz samego wystawiania faktur, aplikacja umożliwia odbieranie i przeglądanie e-Faktur, sprawdzenie statusu przetworzenia dokumentu oraz pobranie UPO KSeF. Faktury mogą być również wystawiane przy użyciu narzędzi komercyjnych.