Jak sprawdzić status podatnika VAT?

Status podatnika VAT – co warto wiedzieć?

Jedną z głównych zasad opodatkowania podatkiem VAT jest zachowanie neutralności. Każdy podatnik ma prawo do obniżenia o podatek naliczony (zapłacony przy zakupie towaru lub usługi) podatku należnego. Powoduje to, że podatek VAT jest pobierany nie w całości, a w wysokości proporcjonalnej do różnicy w koszcie usługi lub towaru.

Prawo to przysługuje jednak tylko czynnym podatnikom VAT. Jeżeli podatnik nie składa deklaracji czy też nie wykazuje obrotów, może zostać wykreślony z rejestru VAT. Nie informuje również o odebraniu tego statusu, dlatego warto sprawdzać go samodzielnie. Jest to ważnie nie tylko w przypadku własnej firmy, ale także kontrahentów. Informacja ta potrzebna jest m.in. w momencie, gdy podmiot gospodarczy bierze udział w przetargach.

Status czynnego podatnika VAT – kto go posiada?

Czynnym podatnikiem VAT jest przedsiębiorca zarejestrowany do VAT, który wykonuje podlegające opodatkowaniu czynności, takie jak:

• eksport towarów,
• import towarów,
  odpłatna dostawa towarów oraz wykonywanie usług na terytorium całego kraju,
• dostawa towarów wewnątrzwspólnotowa,
• nabycie towarów wewnątrzwspólnotowe za otrzymaniem wynagrodzenia na terytorium kraju.

Status podatnika VAT – dlaczego warto go sprawdzać?
Wśród podstawowych czynności, które należy przeprowadzić, jest sprawdzenie, czy partner biznesowy jest podmiotem gospodarczym, zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT. Warto więc skontrolować, czy kontrahent znajduje się w rejestrach CEIDG, KRS, REGON oraz na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów bądź w urzędzie skarbowym – czy posiada status podatnika VAT.

Nie jest to jednak wystarczające. Często zdarza się, że przedsiębiorca o niewielkim kapitale zakładowym daje możliwość zakupu produktów w niskich cenach. Wymaga to weryfikacji, np. pod względem kwestii rękojmi prowadzenia działalności w sposób rzetelny. Metoda weryfikacji musi być adekwatna do konkretnego podmiotu lub danej transakcji.

Od 1. stycznia 2017 r. nieprawidłowe wybranie kontrahenta oraz wynikające z tego uwzględnianie transakcji, które nie mają uprawnienia do odliczenia lub zwrotu w rozliczeniach, może skutkować wykreśleniem z rejestru podatników VAT, a także sankcją w VAT (30 lub nawet 100%). Jeżeli wystawiane faktury okażą się fikcyjne, należy liczyć się z odpowiedzialnością karną, bądź również pozbawieniem wolności do lat 25.

Status podatnika VAT – Portal Podatkowy

Podstawową metodą weryfikacji kontrahenta jest skorzystanie z Portalu Podatkowego. Dla każdego użytkownika dostępna jest wyszukiwarka, w której należy wprowadzić NIP sprawdzanej firmy. Na ekranie wyświetli się komunikat, który powiadomi o tym, czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, jako podatnik VAT zwolniony lub też nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT.

Status podatnika VAT – kontakt z urzędem

Mimo że skorzystanie z pomocy Portalu Podatkowego jest niezwykle wygodne i szybkie, jest niestety niewystarczającą metodą weryfikacji. Jeżeli przedsiębiorca poszukuje informacji bardziej konkretnych, np. czy partner biznesowy był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w konkretnym okresie rozliczeniowym, należy poprosić o przedstawienie danych urząd skarbowy. W tym celu konieczne jest złożenie wniosku o zaświadczenie o statusie podatnika VAT. W tym wniosku powinny się znaleźć:

• dane podmiotu, który zwraca się z prośbą o zaświadczenie, czyli nazwa, adres oraz NIP
• dane podmiotu, o którym informacje chce uzyskać przedsiębiorca, czyli nazwa, adres, oraz NIP
• informację, która dotyczy rodzaju potwierdzenia, o który występuje przedsiębiorca. W tym przypadku jest to status czynnego podatnika VAT.

Metodyka należytej staranności w VAT

Aby zwiększyć bezpieczeństwo właścicieli firm, opracowany został kodeks dobrych praktyk VAT. Ma on za zadanie wesprzeć przedsiębiorców, którym w teorii można byłoby zarzucić niedochowanie staranności w doborze kontrahentów. Na stronie Ministerstwa Finansów dostępne są komunikaty z informacją, co należy zrobić, aby uchronić się przed nieprawidłowymi kontaktami biznesowymi.

Wśród nich znajdują się metodyki dochowania należytej staranności w VAT, czynniki formalne i materialne, które wymagają weryfikacji, a także wskazówki dotyczące metodyki weryfikacji. Są to m.in. różnice w sprawdzaniu stałych oraz nowych kontrahentów. Metodyka ta jest stale aktualizowana. Można więc uznać ją jako podstawę do kreowania procedur wewnętrznych, które mają na celu dochowanie należytej staranności w VAT. Ponadto procedury te mają uwzględniać charakterystykę zarówno przedsiębiorcy, jak i jego branży.

Chcesz dowiedzieć się nieco więcej o praktykach, niezbędnych przy prowadzeniu działalności gospodarczej? Sprawdź nasze pozostałe artykuły – bazę wiedzy, która być może da Ci odpowiedź na Twoje pytania. Jeśli jednak potrzebujesz konkretnej porady – zgłoś się do nas!

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są zasady weryfikacji statusu podatnika VAT?

Weryfikacja statusu podatnika VAT jest kluczowa przy nawiązywaniu współpracy z nowymi kontrahentami. Aby sprawdzić, czy dany podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, można skorzystać z wyszukiwarki na Portalu Podatkowym, wpisując NIP firmy. Portal pokaże, czy firma jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, podatnik zwolniony lub niezarejestrowany. W razie potrzeby uzyskania bardziej szczegółowych informacji, zaleca się kontakt z urzędem skarbowym i złożenie wniosku o zaświadczenie o statusie podatnika VAT.

Dlaczego warto regularnie sprawdzać status podatnika VAT?

Regularne sprawdzanie statusu podatnika VAT jest istotne, ponieważ przedsiębiorca może zostać wykreślony z rejestru VAT bez powiadomienia. Sprawdzenie statusu jest ważne nie tylko w kontekście własnej firmy, ale także w przypadku kontrahentów. Ma to szczególne znaczenie podczas uczestniczenia w przetargach lub gdy konieczne jest potwierdzenie statusu podatkowego partnera biznesowego.

Jakie konsekwencje może mieć nieprawidłowe wybranie kontrahenta i jak ich uniknąć?

Wybranie nieprawidłowego kontrahenta, zwłaszcza jeśli okaże się on fikcyjnym podatnikiem VAT, może skutkować wykreśleniem z rejestru podatników VAT oraz sankcjami podatkowymi. W najgorszym przypadku grozi to odpowiedzialnością karną. Aby uniknąć takich sytuacji, należy stosować się do metod należytej staranności w VAT, które obejmują dokładną weryfikację kontrahentów, zarówno stałych, jak i nowych. Dobrą praktyką jest również stosowanie się do zaleceń zawartych w kodeksie dobrych praktyk VAT, dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów.