Refakturowanie – co to jest i kiedy można stosować?

Czym jest refakturowanie?

Refakturowanie stanowi czynność przeniesienia kosztów na podmiot, który rzeczywiście korzysta z danej usługi. To również sytuacja, w której podatnik działa na rzecz osoby trzeciej w swoim imieniu. Za wykonanie usługi zapłacić musi ten, kto z niej korzysta. Refakturowanie najczęściej dotyczy usług, może jednak być przypisane do odsprzedaży towarów.

Przy podjęciu czynności refakturowania klient otrzymuje od pośrednika fakturę za usługę, która została wykonana. Na dokumencie znajdują się kwoty zapisane na fakturze pierwotnej. Pośrednik nie ma więc prawa do naliczania marży za pośrednictwo w transakcjach między odbiorcą ostatecznym a dostawcą usług.

Refakturowanie — kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT?

Ciężki do ustalenia przy refakturowaniu jest moment, w którym powstaje obowiązek podatkowy VAT. Informacje na ten temat nie są sprecyzowane w żadnych przepisach ani ustawach. Obowiązek podatkowy powstaje na ogólnych zasadach, co przyjęte jest w większej części interpretacji, które sporządziły organy podatkowe. Można w nich znaleźć informację o dacie powstania obowiązku podatkowego w przypadku refakturowania w momencie wystawienia refaktury. Dopóki przepisy nie będą określone w sposób jednoznaczny, dobrą praktyką jest zwrócenie się z prośbą o indywidualną interpretację podatkową.

Refaktura a podatek dochodowy

Doprecyzowana nie została również sprawa rozliczenia kosztów refakturowanych w podatku dochodowym. Organy podatkowe muszą więc posilać się własnymi interpretacjami, ustalonymi na zasadach ogólnych podatku dochodowego.

Przychody z refaktury — jak je rozliczać?

Jak głoszą przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód rozpoczyna się w momencie, gdy została wykonana usługa lub też jej część. Należy jednak zaznaczyć, że nie może być to później niż w dniu, w którym została wystawiona faktura lub otrzymano należności.

Istnieje jednak przypadek, że strony zawarły między sobą porozumienie, wedle którego dana usługa rozliczana jest w sprecyzowanych okresach rozliczeniowych. W takim momencie ostatni dzień okresu rozliczeniowego jest jednocześnie datą powstania przychodu. Długość okresu ustalany jest na fakturze lub w umowie. Warto pamiętać, że rozliczenie usług na zasadzie refaktury powinno odbywać się przynajmniej raz w roku.

Jeżeli okresu rozliczeniowego nie określono, dniem powstania przychodu z refaktury jest dzień, w którym została ona wystawiona. Sytuacją wyjątkową jest moment, gdy zapłatę za wykonanie usługi zrealizowano przed wystawieniem refaktury. W takim momencie przychód pojawia się w momencie regulacji należności.

Koszt z refaktury — proces rozliczania

W przypadku rozliczenia refakturowanych kosztów większość organów podatkowych twierdzi, że koszty, które podlegają refakturowaniu, są kosztami niezwiązanymi z przychodami. Są więc one zaliczane jako koszty uzyskania przychodów w chwili ich poniesienia. Według innej interpretacji koszty refakturowane są kosztami związanymi bezpośrednio z przychodami refakturowanymi.

Nie ma więc jednoznacznych przepisów, które definiują podejście do kosztów refakturowanych. Ważne więc, aby móc wystąpić o uzyskanie interpretacji indywidualnej. Jak ją uzyskać? Jest kilka możliwości: wniosek należy złożyć elektronicznie, osobiście bądź też pocztą na adres Krajowej Izby Skarbowej.

Czynność tę najszybciej i najłatwiej wykonać za pośrednictwem wniosku internetowego. W tym celu należy zalogować się na Profil Zaufany bądź skorzystać z certyfikatu kwalifikowanego. Wszystkie potrzebne informacje na ten temat znajdują się na stronie internetowej KIS.

Chcąc uzyskać indywidualną interpretację podatkową, należy pobrać i wypełnić wniosek (ORD-IN, ORD-WS lub ORD-OG) oraz opłacić wydanie dokumentu. Operacja ta kosztuje 40 zł za opis zdarzenia przyszłego bądź też stanu faktycznego. Pomimo że w jednym wniosku możliwe jest opisanie kilku odrębnych sytuacji – należy opłacić każdą z nich osobno przed złożeniem wniosku.

Jakich towarów i usług dotyczy refakturowanie?

Refakturowaniu podlega prawie każdy towar i usługa. Wśród nich znajdują się media i energia elektryczna. Najczęściej jednak właściciele przedsiębiorstw refakturują usługi. Dlaczego? Ponieważ znacznie rzadziej pośredniczy się w czynności zakupu towarów w sposób, w którym refakturowanie jest potrzebne. Dokumenty związane z kupnem najczęściej podpisuje nie pośrednik, a nabywca lub też jego pełnomocnik. Rolą pośrednika zazwyczaj jest doradztwo lub konsultacja.

Chcesz dowiedzieć się więcej o prowadzeniu działalności gospodarczej? Sprawdź naszą bazę wiedzy – źródło cennych informacji. Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub ciekawi Cię pojęcie faktoringu, zgłoś się do nas. Wspólnie znajdziemy dla Ciebie najlepsze rozwiązanie!

Najczęściej  zadawane pytania

Czym jest refakturowanie i w jakich sytuacjach można je stosować?

Refakturowanie to proces przenoszenia kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z określonej usługi lub towaru. Jest to często stosowane, gdy firma działa jako pośrednik i zakupiła usługę lub towar, ale ostateczny odbiorca jest inny. W sytuacji refakturowania, firma wystawia fakturę na odbiorcę końcowego, przenosząc na niego koszty. Stosowane jest głównie w przypadkach, gdy usługi są świadczone na rzecz osób trzecich, ale również może dotyczyć odsprzedaży towarów.

Jakie są aspekty podatkowe związane z refakturowaniem, szczególnie w kontekście VAT i podatku dochodowego?

W kontekście VAT, obowiązek podatkowy przy refakturowaniu często powstaje w momencie wystawienia refaktury. Jednakże, ze względu na brak jednoznacznych przepisów, zaleca się uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Co do podatku dochodowego, koszty refakturowane mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodów w chwili ich poniesienia lub jako koszty związane bezpośrednio z przychodami refakturowanymi. Interpretacje mogą się różnić, dlatego warto zasięgnąć porady podatkowej w konkretnym przypadku.

Jakie rodzaje towarów i usług najczęściej podlegają refakturowaniu?

Refakturowaniu mogą podlegać praktycznie wszystkie rodzaje towarów i usług. Najczęściej dotyczy to jednak usług, takich jak media, energia elektryczna, usługi doradcze czy konsultacyjne. W przypadku towarów, refakturowanie jest rzadziej stosowane, ponieważ zwykle dokumenty zakupu są podpisywane bezpośrednio przez nabywcę lub jego pełnomocnika, a rola pośrednika ogranicza się do doradztwa lub konsultacji.