Zasady wystawiania faktury korygującej

Faktura korygująca – czym jest?

Faktura korygująca jest dokumentem, wystawianym w celu udostępnienia poprawnych kwot oraz innych danych, które są w stanie poświadczyć o prawdziwości dokumentu. Jest to korekta pierwotnej faktury, odzwierciedlająca faktyczny przebieg wydarzenia gospodarczego. Wystawiana jest w celu określenia faktycznej wielkości sprzedaży w okresie rozliczeniowym.

Podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą wówczas, gdy mają miejsce zdarzenia, które mają wpływ na informacje zawarte w pierwotnie wystawionej fakturze lub kiedy zawiera ona błędy – pomyłki w stawce, cenie, kwocie podatku lub innego punktu na fakturze.

W momencie, gdy faktura korygująca znajdzie się w rękach nabywcy i zostanie to potwierdzone – wystawca ma możliwość zmodyfikować podatek należny w związku ze skorygowaną fakturą. Sprzedawca ma więc możliwość obniżyć podstawę opodatkowania, a także podatek należny w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym nabywca potwierdzi odbiór faktury.

Faktura korygująca – co powinno się w niej znaleźć?

Kiedy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą? Informacja ta zawarta jest w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Korekta jest konieczna wtedy, gdy po wystawieniu faktury:

• przyznany został rabat związany z dokonaniem wcześniejszej zapłaty, art. 29a ust. 7 pkt 1 ustawy,
• przyznana została posprzedażowa obniżka cen, art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy,
• wykonany został zwrot towarów i opakowań podatnikowi,
• wykonany został zwrot części lub całości zapłaty nabywcy, w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy,
• cena uległa podwyższeniu bądź uznano pomyłkę w cenie, kwocie podatku, stawce lub innym punkcie faktury.

Co dokładnie powinna zawierać faktura korygująca? Dane te są określone w art. 106j ust. 2 ustawy:

• tytuł „Korekta” lub „Faktura korygująca”,
• data wystawienia faktury korygującej,
• dane z fakturze, dla której stworzona została faktura korygująca:
• data wystawienia,
• numer faktury,
• nazwę, imiona oraz nazwiska, a także adresy sprzedawcy i nabywcy,
• numer NIP lub inny, służący do identyfikacji podatkowej,
• numer identyfikacji podatkowej lub podatku od wartości dodanej, pod którym odbiorca otrzymał usługi lub towar,
• datę wykonania/zakończenia dostawy towarów lub usług bądź datę otrzymania zapłaty, jeśli jest ona określona i nie jest jednocześnie datą wystawienia faktury,
• nazwa usługi/towaru, objętego korektą,
• przyczyna wykonania korekty,
• jeśli korekta powoduje zmianę podstawy opodatkowania bądź wysokości podatku należnego – należy podać kwotę korekty podstawy opodatkowania/kwotę korekty podatku należnego, z uwzględnieniem stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej,
• jeśli korekta nie powoduje zmiany podstawy opodatkowania – należy podać treść korygowanych pozycji.

W momencie, gdy przedsiębiorca udziela obniżki ceny dostaw usług lub towarów dostarczonych do jednego odbiorcy w określonym czasie, w fakturze korygującej powinno się znaleźć:

• wyszczególnienie okresu, w którym nadana została obniżka,
• nie musi zawierać danych w postaci NIP-u nabywcy, daty sprzedaży i nazwy towaru bądź usługi objętych korektą.

Faktura korygująca – potwierdzenie odbioru

Nabywca towarów/usług może otrzymać fakturę korygującą w formie dowolnej, np. jako potwierdzenie zwrotne odbioru wysłanej pocztą przesyłki (listem poleconym), która zawiera dokument, pisemne potwierdzenie jego otrzymania lub kopia podpisanej faktury.

Faktura korygująca – czy musi być podpisana?

Faktura korygująca (podobnie jak i zwykła) nie musi być podpisana. W tym przypadku jest to opcja dowolna, podatnik ma możliwość złożyć podpis, ale nie jest to konieczne. Potwierdzenie jej odbioru naturalnie jest wymagane, istnieją jednak inne sposoby pokwitowania – podpis jest tylko jednym z nich.

Jak rozliczać fakturę korygującą?

W momencie, gdy wydarzy się jakaś sytuacja gospodarcza, która zostanie ujęta w fakturze korygującej i jednocześnie zmieni się również wysokość podatku VAT – należy zawrzeć to w deklaracji, w której każdy podatnik rozlicza VAT za określony czas. Jeżeli podstawa opodatkowania podatkiem VAT zostaje obniżona, w bieżącej deklaracji podatkowej za odpowiedni okres rozliczeniowy należy uwzględnić korektę, w momencie, gdy:

• wystawca otrzyma fakturę korygującą,
• nabywca potwierdzi odbiór towarów lub usług zanim złoży deklarację VAT.

W przypadku, gdy podatnik otrzyma od nabywcy towarów bądź usług potwierdzenie odbioru faktury korygującej po złożeniu deklaracji VAT – ową korektę VAT uwzględnić należy w deklaracji rozliczeniowej za okres, w którym uzyskał potwierdzenie. Jeśli natomiast faktura korygująca wpłynie na wzrost podstawy opodatkowania podatkiem VAT oraz zwiększy go – ujęcie nowej wartości VAT w deklaracji musi zostać wykonane bez względu na to, czy nastąpiło potwierdzenie otrzymania faktury.