Ile jest czasu na wystawienie faktury?

Faktura to dokument sprzedaży, który poświadcza fakt zaistnienia transakcji pomiędzy dwiema wymienionymi stronami oraz tworzy tzw. obowiązek podatkowy. Aktualne przepisy umożliwiają wystawianie faktur zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. W jakim terminie należy wystawić fakturę swojemu kontrahentowi, aby dopełnić procedury zgodnie z terminem? Czy prawo przewiduje wyjątki od ustalonych terminów?

Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury?

Istnieje szereg przesłanek, które obligują podatnika do wystawienia faktury. Wśród najważniejszych warto wymienić m.in.:

• sprzedaż bądź dostawę towarów lub świadczenie usług, dokonywanych na rzecz innego podatnika podatku o wartości dodanej, bądź podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej, niebędącej podatnikiem,

• sprzedaż wysyłkowa z kraju oraz na terytorium kraju,

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,

• otrzymanie całości bądź części zapłaty przed dokonaniem wyżej wymienionych czynności z wyjątkiem sytuacji, w których zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów bądź czynności, dla których obowiązek podatkowy pojawia się z chwilą wystawienia faktury. 

Wystawienie faktury powinno nastąpić w określonym przedziale czasowym

Okoliczności wystawienia faktury są ściśle określone przez Ustawę o podatku od towarów i usług. Zgodnie z treścią tego dokumentu, przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia dokumentu do 15. dnia kolejnego miesiąca względem tego, w którym nastąpiła sprzedaż danej usługi bądź towaru. Oznacza to w praktyce, że jeśli dana transakcja została zawarta np. 2 marca, obowiązek wystawienia faktury musi być zrealizowany do 15 kwietnia.

Podstawą prawną takich działań jest art. 106i Ustawy o podatku od towarów i usług. Dotyczy on zarówno faktur VAT, jak i faktur zaliczkowych, wystawianych na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Zgodnie z literą obowiązującego prawa istnieje możliwość wystawienia jednej, zbiorczej faktury, w której zawarte zostaną wszystkie transakcje, zrealizowane dla kontrahenta na przestrzeni jednego miesiąca.

Wyjątki od powyższej reguły

Istnieją sytuacje, w których fakturę można wystawić później, niż przewidują to ogólne przepisy. O ile wydłuża się okres fakturowania dla poszczególnych sektorów gospodarki?

1. do dnia upływu płatności – wyjątek ten dotyczy tzw. „mediów”, czyli dostaw energii elektrycznej, cieplnej bądź chłodniczej oraz gazu przewodowego. Obejmuje również najem, dzierżawę, leasing, usługi telekomunikacyjne, usługi ochrony osób i mienia oraz stałą obsługę biurową i prawną.

2. do 7 dni od dnia zwrotu opakowania, określonego w umowie,

3. do 30 dni od dnia realizacji usługi – wyjątek ten dotyczy usług budowlanych oraz usług budowlano-montażowych,

4. do 60 dni od dnia wydania towaru – zasada ta dotyczy dostaw książek drukowanych (z wyjątkiem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów),

5. do 90 dni od dnia realizacji czynności, polegających na drukowaniu książek (nie uwzględniając magazynów, czasopism, gazet, ulotek oraz map).

z upływem terminu płatności – w przypadku, dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, z wyjątkiem usług stanowiących import usług.

Czy fakturę można wystawić „z góry”?

Ustawa o podatku od towarów i usług określa zarówno najpóźniejszy, jak i najwcześniejszy termin, w którym powinien powstać dokument księgowy. Zgodnie z działającymi obecnie zapisami, fakturę można wystawić najwcześniej 30 dni przed dostawą danego towaru bądź usługi, otrzymaniem towaru lub wykonaniem części bądź całości danej usługi.

Jakie informacje powinna zawierać prawidłowa faktura?

Zgodnie z treścią Ustawy o podatku od towarów i usług, faktura poprawnie przygotowana faktura powinna zawierać następujące elementy:

• personalia, dane oraz adresy podatnika i nabywcy usług bądź towarów,

• datę wystawienia oraz numer porządkowy danej faktury, pozwalający na jej identyfikację,

• numer NIP,

• datę wykonania usługi lub dostarczania towarów oraz datę otrzymania zapłaty (w sytuacji, w której ta jest ściśle określona i różni się o daty wystawienia faktury,

• nazwę towaru bądź usługi oraz miarę i liczbę towarów lub zakres usług, będących przedmiotem faktury,

• cenę jednostkową towaru lub usługi w postaci netto,

• kwoty ewentualnych obniżek, rabatów i upustów, które nie zostały uwzględnione w cenie netto,

• całkowitą wartość towarów lub usług w danej transakcji bez kwoty podatku (w postaci netto),

• stawkę podatku, obowiązującą dla danego typu usługi czy towaru,

• sumę wartości sprzedaży netto, uwzględniając podział, związany ze zróżnicowanymi stawkami podatku (bądź zwolnieniem z niego), 

• kwotę podatku od sumy netto, uwzględniając podział kwot, dotyczących poszczególnych stawek podatkowych,

• całkowitą, ogólną kwotę należności.

Faktoria – wsparcie dla małych i średnich biznesów

Czy środki finansowe Twojej firmy są zamrożone w nieopłaconych fakturach? Pragniesz jak najszybciej uwolnić swoje finanse? Skorzystaj z naszej oferty i ciesz się należnymi środkami nawet w 30 minut o wypełnienia wniosku.