Dokumenty księgowe są potwierdzeniem transakcji handlowych, jakie miały miejsce w danym okresie rozliczeniowym. Zdarza się, że wystawiona faktura ulega zagubieniu bądź zniszczeniu – w takich sytuacjach należy wystawić duplikat. Zabieg ten pozwala utrzymać porządek w dokumentach księgowych oraz uniknąć poważnych konsekwencji skarbowych. Taka faktura jest tak samo ważna, jak jej pierwotna wersja, lecz przy jej wystawianiu trzeba zwrócić uwagę na kilka aspektów. Prawidłowo wystawiony duplikat sprawi, że przedsiębiorstwo i jego kontrahenci nie narażą się na dodatkowe formalności.
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat faktury to dokument księgowy, wystawiony na podstawie istniejącej wcześniej faktury. Ma on za zadanie odtworzyć informacje na temat zawartej transakcji handlowej. Dane znajdujące się na duplikacie powinny być identyczne względem informacji zawartych na oryginalnej fakturze. Dokument, będący kopią zagubionego bądź zniszczonego rachunku, powinien być sygnowany hasłem „duplikat”. Co najważniejsze, prawidłowo wystawiona kopia uprawnia do odliczenia naliczanych podatków oraz zachowuje pełną moc skarbową w kontekście potwierdzania zaistniałych operacji gospodarczych.
Dlaczego duplikat faktury jest tak ważny?
Nieposiadanie kompletu dokumentów księgowych niesie za sobą poważne skutki. Brak faktury nie uprawnia do odliczenia podatku VAT. Gromadzenie rachunków jest również konieczne w razie kontroli skarbowej. Przedsiębiorca za ich pomocą wykazuje prawidłowe spełnienie obowiązków podatkowych, dlatego każda faktura musi być przechowywana 5 lat. Jest to okres, po którym należności podatkowe ulegają przedawnieniu.
Brak odpowiednich faktur skutkuje też koniecznością dokonania korekt w złożonych wcześniej deklaracjach VAT. Czynność ta generuje znacznie więcej kłopotów niż samo wystawienie duplikatu. W przypadku utracenia dokumentu księgowego należy zatem niezwłocznie zwrócić się do jego wystawcy o wygenerowania kopii.
Jak wystawia się duplikaty faktury?
Obecnie księgi rachunkowe większości firm są prowadzone z wykorzystaniem programów komputerowych. Dlatego też ponowne wystawienie faktury jest szybkie i nie sprawia kłopotu wystawcy. Co więcej, najpopularniejsze oprogramowanie zawiera funkcjonalności, które pozwalają wygenerować duplikat jednym kliknięciem.
W razie potrzeby dokument można również wystawić ręcznie, korzystając z popularnych wzorów bądź arkuszy kalkulacyjnych. Jedyną zmianą w porównaniu do pierwotnej wersji faktury będzie data. Powinna ona być zgodna z dniem wystawienia kopii. Dokument zastępczy musi również zawierać informację o tym, że jest to duplikat. Dopiero tak wystawiona faktura spełnia wszystkie wymogi, zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
Kiedy można wystawić duplikat faktury?
Okoliczności wystawienia duplikatu faktury precyzyjnie określa ustawa o podatku VAT. Zgodnie z jej treścią, kontrahent jest zobligowany do ponownego wystawienia dokumentu w ściśle określonych sytuacjach.
Pierwsza z nich dotyczy wystawienia duplikatu na podstawie danych zawartych w dokumencie, którym dysponuje nabywca usługi bądź towaru. Jest ona wystawiana na prośbę podatnika, który zniszczył lub zagubił fakturę.
W sytuacji, w której dokument ulegnie zniszczeniu z winy nabywcy, wystawca faktury generuje duplikat na podstawie informacji zawartych w swoich księgach rachunkowych.
W obu przypadkach ustawa o podatku VAT nie narzuca formy wnioskowania o ponowne wystawienie faktury. Dopuszczalna jest zatem forma pisemna oraz ustna. Należy jednak pamiętać, że do powstania duplikatu konieczna jest oryginalna forma dokumentu księgowego, zachowanego przez jedną ze stron transakcji. Niemożliwe jest wystawienie duplikatu na podstawie zdjęcia bądź skanów pierwotnej faktury.
Duplikat może być również wygenerowany przez podmiot, który wystawił notę korygującą oraz organ egzekucyjny. Kopię dokumentu może potwierdzić komornik, posiadający faktury lub dostęp do danych zawartych w dokumencie, którym posługuje się dłużnik.
Jak zaksięgować duplikat dokumentu?
Posiadanie faktur jest ważne z punktu widzenia obowiązków skarbowych, którymi obciążony jest każdy przedsiębiorca. Po otrzymaniu kopii dokumentu należy właściwie wpisać go do ksiąg rachunkowych. Warto mieć na uwadze, że do momentu przedawnienia się należności podatkowych, mogą stać się one przedmiotem kontroli urzędu skarbowego. Sposób księgowania będzie różnił się ze względu na to, kto dopuścił się zagubienia faktury.
Brak dokumentu po stronie nabywcy
Jeśli o wystawienie duplikatu wnioskuje nabywca, to wystawca powinien taką fakturę połączyć z pierwotną wersją dokumentu. Nie powoduje ona żadnych konsekwencji księgowych u żadnej ze stron transakcji, ponieważ odpowiednia faktura została zaksięgowana już wcześniej. Duplikat jest zaś tylko potwierdzeniem transakcji handlowych, które miały miejsce w przeszłości.
Jeśli pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy to duplikat będzie księgowany podobnie, jak pierwszy dokument księgowy. W przypadku zaksięgowania dokumentu i późniejszym zagubieniu duplikat będzie spełniał funkcję taką, jak utracony rachunek.
Inaczej będzie w przypadku duplikatu faktury, która nie dotarła do nabywcy. Wtedy ponownie wystawiona faktura będzie księgowana tak, jak zwykła faktura. Jeśli dokument zaginął po jego dostarczeniu i został już zaksięgowany, to duplikat będzie miał swoje miejsce w miejscu zagubionej faktury.
Brak dokumentu po stronie wystawcy
Jeśli zaginie faktura wystawiona przez sprzedawcę, to fakt ten odnotowuje się za pomocą noty wyjaśniającej. Nie ma konieczności wystawiania duplikatu, taka sytuacja nie ma również konsekwencji księgowych.
Zaginione faktury zagrażają bezpieczeństwu
Wystawienie duplikatu nie jest trudne, dlatego jeśli dojdzie do zniszczenia dokumentów, należy niezwłocznie podjąć działania umożliwiające pozyskanie kopii rachunku. Dbałość o dokumenty księgowe jest kluczowa dla właściwego funkcjonowania firmy. Jeśli do zniszczenia lub utracenia faktur dochodzi zbyt często, to trzeba znaleźć przyczynę tych niedogodności. Częste braki w dokumentacji zagrażają bezpieczeństwu danych firmy i jej wizerunkowi, dlatego istotne jest, aby pojawiały się rzadko.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy należy wystawić duplikat faktury i co powinien zawierać?
Duplikat faktury należy wystawić w przypadku zagubienia, zniszczenia lub innego rodzaju utraty oryginalnej faktury. Jest to dokładna kopia oryginalnego dokumentu, zawierająca te same dane. Ważne jest, aby na duplikacie widniała informacja „duplikat” oraz data jego wystawienia, która powinna odpowiadać dniu wygenerowania kopii. Duplikat zachowuje pełną moc skarbową i uprawnia do odliczenia podatku VAT.
Jakie są konsekwencje nieposiadania oryginalnych faktur i czy duplikat jest równie ważny jak oryginał?
Brak oryginalnej faktury może uniemożliwić odliczenie podatku VAT i stwarzać problemy podczas kontroli skarbowej. Każda faktura powinna być przechowywana przez okres 5 lat ze względu na przedawnienie należności podatkowych. Duplikat faktury ma taką samą moc prawną jak oryginał i jest ważnym dokumentem w przypadku utraty oryginału. Duplikat może być wystawiony na żądanie nabywcy lub wystawcy i powinien zawierać te same informacje, co oryginalny dokument.
W jakiej formie można wystawić duplikat faktury i czy wymaga to specjalnego oprogramowania?
Duplikat faktury można wygenerować za pomocą oprogramowania księgowego, które zazwyczaj posiada funkcję automatycznego tworzenia duplikatów faktur. Możliwe jest również ręczne wystawienie duplikatu, korzystając z arkuszy kalkulacyjnych lub wzorów dokumentów. Najważniejsze jest, aby duplikat był zgodny z oryginałem pod względem zawartości i zawierał datę wystawienia kopii oraz oznaczenie „duplikat”. Duplikat faktury jest wystawiany na podstawie danych z oryginalnego dokumentu lub z danych zachowanych przez jedną ze stron transakcji.
Chcesz z nami porozmawiać?
Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
+48 800 500 600
+48 22 130 21 30
Infolinia czynna: poniedziałek - piątek, 9:00 - 17:00
Wolisz kontakt mailowy?
Napisz do nas, czekamy na wiadomość od Ciebie!
Możesz również skontaktować się z nami poprzez formularz.