Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona – definicja

Faktura uproszczona to dokument, który może być wystawiony na kwotę w wysokości do 450 zł brutto lub 100 euro brutto. Taki rodzaj dokumentu może wystawić każdy podatnik VAT – zarówno czynny, jak i bierny. Ważne, żeby umieścić na nim dane, które pozwolą jednoznacznie określić stawkę oraz kwotę podatku. Warto zaznaczyć, że wystawienie faktury uproszczonej jest prawem podatnika, a nie obowiązkiem. Jeżeli kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro, to podatnik decyduje o tym, czy udokumentować sprzedaż poprzez fakturę uproszczoną, czy fakturę tradycyjną.

Elementy faktury uproszczonej

Prawidłowo wystawiona faktura uproszczona powinna zawierać kilka obowiązkowych elementów. Należą do nich:

• data wystawienia faktury i data sprzedaży,
• kolejny numer faktury,
• dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym numery NIP,
• nazwa towaru lub usługi,
• kwota ewentualnego rabatu,
• kwota należności ogółem.

Obowiązkowym elementem faktury uproszczonej są dane, dzięki którym bez żadnych wątpliwości będzie można określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek. Takie dane to na przykład kwota netto i brutto towaru czy usługi.

Czego nie musi zawierać faktura uproszczona?

Faktura uproszczona nie musi zawierać danych dotyczących:

• szczegółowych danych nabywcy (imion i nazwisk lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresów),
• miary i ilości dostarczanych towarów lub zakresu wykonywanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez zawarcia kwoty podatku,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące stawek podatku.

Kiedy nie wystawimy faktury uproszczonej?

Istnieją jednak pewne ograniczenia co do możliwości wystawienia faktury uproszczonej. Występują w sytuacji:

• sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju,
• sprzedaży, dla której na fakturze nie ma nr NIP nabywcy, dla kontrahentów będących osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru,
• dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Zakaz wystawiania faktury uproszczonej w wyżej przedstawionych przypadkach dotyczy również sytuacji, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro.

Termin wystawienia faktury uproszczonej

Fakturę uproszczoną, podobnie jak standardową fakturę VAT, należy wystawić do 15. dnia miesiąca, po miesiącu zakończenia dostawy czy usługi i nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy, czy wykonaniem usługi. Jeśli mowa o korektach faktur uproszczonych, nie różnią się od tych stosowanych w standardowych fakturach. Dlatego, gdy zajdzie potrzeba zastosowania korekty, można ją wykonać w taki sam sposób, jak w zwykłych fakturach.

Odliczenie VAT a faktura uproszczona

Faktura uproszczona daje możliwość do odliczenia podatku VAT naliczonego przez nabywcę towaru lub usługi udokumentowane tą fakturą. Na tego typu dokumencie mogą być umieszczone kwoty podatku od sumy wartości netto – należny VAT. Jeśli jednak na fakturze nie znajdziesz tych informacji, możesz obliczyć VAT samodzielnie za pomocą wzoru

KP = (WB x SP)/(100 + SP)

gdzie:

KP – to kwota podatku

WB — to wartość dostarczanych towarów lub usług objętych stawką podatku, zawierającą kwotę podatku

SP — to stawka podatku

W obu przypadkach suma podatku VAT wynika z faktury, z tą różnicą, że w pierwszym jest ona na niej wskazana, natomiast w drugim podatek należy obliczyć samodzielnie.

Faktura uproszczona a paragon

Fakturą uproszczoną może być również paragon, jeśli jego wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Od 1 stycznia 2020 roku fakturą uproszczoną jest wyłącznie paragon z NIP. Do takiego paragonu, uznawanego za fakturę uproszczoną nie trzeba wystawiać dodatkowego dokumentu. Paragon z NIP daje więc prawo do odliczania podatku VAT, jednak tylko w sytuacji, gdy kwota nie przekroczy 450 zł lub 100 euro.

Podatnik VAT może skorzystać z możliwości wystawienia faktury uproszczonej, głównie po to, by jak najbardziej uprościć formalności związane z wystawieniem faktury. Dzięki rezygnacji ze wpisywania licznych danych, które trzeba zawrzeć w fakturze pełnej, rzadziej dochodzi do pomyłek w nazwach firmy, adresach, przez co zmniejsza się ilość dodatkowych korekt. Trzeba jednak pamiętać o kwocie, jakiej nie można przekroczyć, by każda faktura wychodząca od podatnika była wystawiona zgodnie z prawem.

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się faktura uproszczona od standardowej faktury VAT i kiedy można z niej skorzystać?

Faktura uproszczona różni się od standardowej faktury VAT przede wszystkim zakresem wymaganych informacji. Może być wystawiona na kwotę do 450 zł brutto lub 100 euro brutto. W fakturze uproszczonej nie muszą być zawarte szczegółowe dane nabywcy oraz niektóre inne informacje wymagane w standardowej fakturze, takie jak szczegółowa cena jednostkowa czy stawki podatku. Faktura uproszczona jest opcją dla podatników VAT, którzy chcą uprościć formalności związane z fakturowaniem mniejszych kwot.

Jakie są obowiązkowe elementy, które muszą się znaleźć na fakturze uproszczonej?

Na fakturze uproszczonej muszą znaleźć się takie elementy jak: data wystawienia i sprzedaży, numer faktury, dane sprzedawcy oraz nabywcy (w tym numery NIP), nazwa towaru lub usługi, kwota ewentualnego rabatu oraz kwota należności ogółem. Ponadto, na fakturze uproszczonej muszą być zawarte informacje pozwalające jednoznacznie określić kwotę podatku VAT.

W jakich sytuacjach nie można wystawić faktury uproszczonej?

Faktury uproszczonej nie można wystawić w przypadku sprzedaży wysyłkowej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru, dostaw towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego państwa UE, oraz gdy na fakturze nie ma nr NIP nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Ponadto, faktura uproszczona nie jest dopuszczalna w sytuacji, gdy wartość transakcji przekracza 450 zł lub 100 euro.