Biała lista podatników VAT, dzięki której sprawdzisz kontrahenta

Czym jest biała lista podatników VAT i dlaczego ma znaczenie?

To nic innego jak oficjalny wykaz przedsiębiorców prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Funkcjonuje od września 2019 roku, a od stycznia 2020 roku jej stosowanie stało się obowiązkowe. W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca, który dokonuje płatności powyżej 15 tysięcy złotych, musi upewnić się, że numer firmowego rachunku bankowego kontrahenta znajduje się w tym rejestrze. To narzędzie powstało na mocy ustawy o VAT, której celem było uszczelnienie systemu podatkowego i przyspieszenie dokonywania przez podatników płatności w sposób przejrzysty i w pełni zgodny z przepisami.

Czym jest biała lista? To mechanizm, który ma ograniczać wyłudzenia i chronić przed uczestnictwem w tzw. karuzelach VAT.  Inaczej, to baza, która pokazuje, czy kontrahent został zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy też korzysta ze zwolnienia, a także czy w przeszłości jego rejestracja była odmówiona, czy został wykreślony albo przywrócony do rejestru VAT. Ogólnie rzecz ujmując biała lista to wykaz podatników VAT, który daje przedsiębiorcom dostęp do podstawowych danych kontrahenta oraz gwarancję, że płatność zostanie zrealizowana na właściwy rachunek bankowy.

Jakie informacje zawiera biała lista podatników VAT i jak z niej korzystać?

Możesz tam znaleźć nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer NIP, REGON, a także adres siedziby albo stałego miejsca prowadzenia działalności. W przypadku spółek wskazywane są również informacje o składzie organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, w tym imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu oraz ich numery identyfikacji podatkowej.

Najważniejsze są jednak numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, które zostały otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i zgłoszone do urzędu skarbowego. Zawiera biała lista podatników VAT wyłącznie te numery, które zostały przekazane i potwierdzone w STIR, czyli systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej. To oznacza, że prywatne konta osobiste nie znajdą się w wykazie, nawet jeśli ktoś używa ich do rozliczeń firmowych.

Korzystanie z białej listy jest proste. Wystarczy wpisać NIP, REGON, nazwę firmy lub numer rachunku bankowego kontrahenta. System natychmiast pokaże Ci, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny czy zwolniony, a także poda daty rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz ewentualnego przywrócenia do rejestru VAT. Co istotne, taka lista jest aktualizowana raz dziennie, dlatego weryfikacja kontrahenta powinna odbywać się zawsze w dniu dokonywania przelewu.

Jakie ryzyka wiążą się z przelewem na rachunek spoza białej listy?

Biała lista podatników VAT powstała po to, aby przedsiębiorcy nie ponosili odpowiedzialności za cudze błędy, ponieważ brak weryfikacji może prowadzić do poważnych konsekwencji. Jeśli płatność została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie, przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć jej do kosztów uzyskania przychodu. Jeszcze większym problemem jest solidarna odpowiedzialność za należny podatek VAT od transakcji. Jeżeli Twój kontrahent go nie opłaci, urzędnicy mogą domagać się zapłaty od Ciebie.

Jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest złożenie w ciągu siedmiu dni zawiadomienia ZAW-NR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. To pozwala uniknąć sankcji i wykazać, że przedsiębiorca dopełnił obowiązku staranności. Dlatego tak ważne jest, aby kontrahenta na białej liście podatników sprawdzać każdorazowo przed dokonaniem przelewu.

Co zrobić, gdy Twojego rachunku nie ma w wykazie?

Zdarza się, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub spółka zauważa, że jej rachunek nie figuruje na białej liście. W takim przypadku warto działać od razu. Najpierw trzeba sprawdzić, czy konto jest faktycznie rachunkiem firmowym, bo tylko taki może zostać zgłoszony. Jeśli przedsiębiorca używa prywatnego rachunku ROR, to kontrahent nie odnajdzie go w wykazie i zapłata na takie konto będzie obarczona sankcjami.

Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że numer firmowego rachunku bankowego został zgłoszony do właściwego urzędu. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej aktualizacji dokonuje się w CEIDG, a w przypadku spółek handlowych i spółek cywilnych – bezpośrednio w urzędach skarbowych na formularzach NIP-8 lub NIP-2. Jeśli zgłoszenie zostało już złożone, warto sprawdzić, czy bank przesłał dane do STIR. To bank odpowiada za przekazanie numeru rachunku, dlatego czasami opóźnienia leżą właśnie po jego stronie.

Jak dodatkowo zweryfikować kontrahenta poza białą listą?

Choć biała lista podatników VAT to podstawowe narzędzie weryfikacji, to pełne sprawdzenie kontrahenta nie powinno się na niej kończyć. Warto zajrzeć do CEIDG, jeśli mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą albo do KRS w przypadku spółek. Rejestr REGON pozwoli potwierdzić dodatkowe dane statystyczne, a system VIES jest niezbędny, gdy współpracujesz z kontrahentem z Unii Europejskiej. W przypadku partnerów spoza UE warto poszukać informacji w rejestrach krajowych, przejrzeć stronę internetową firmy czy sprawdzić jej aktywność w mediach społecznościowych.

Tak szeroka weryfikacja kontrahenta pozwala upewnić się, że podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT, faktycznie prowadzi działalność gospodarczą i nie funkcjonuje poza rozliczeniami VAT. Dzięki temu możesz mieć pewność, że zapłata za towary lub usługi trafia na rachunek rozliczeniowy właściwego podmiotu i że zostanie odprowadzony należny podatek VAT od tej transakcji.

Biała lista podatników VAT a faktoring – dodatkowa ochrona przedsiębiorcy

Coraz więcej firm korzysta z tej formy finansowania, aby poprawić płynność i szybciej otrzymywać środki za wystawione faktury. Faktoring ma jeszcze jedną zaletę – faktorzy sami weryfikują kontrahentów.

Jeśli numer rachunku nie znajduje się na białej liście podatników VAT albo kontrahent nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik, faktor zwyczajnie odmówi wykupu takiej faktury. Dla przedsiębiorcy to dodatkowe zabezpieczenie, bo chroni go przed konsekwencjami związanymi z przelewem na rachunek spoza białej listy. W praktyce oznacza to, że faktoring, oprócz dostępu do gotówki, oferuje również weryfikację czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i zabezpiecza transakcje przed ryzykiem podatkowym.